Tietosuojaseloste ja informointilomake rekisteröidylle 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14 

Henkilörekisterin tiedot 

  1. Rekisterin nimi 

Vuokrasopimusrekisteri 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Tampereen Kotilinnasäätiön vuokrasopimusten käsittely ja hallinnointi. Vuokrasopimuksiin liittyvien toimien tekeminen (laskutus, reskontran hoito, isännöinti, vikailmoitusten käsittely, asukastoiminnan hallinnointi ja yhteydenpito sopimuksen ja asumiseen liittyvissä asioissa. Voimassa olevien vuokrasopimusten raportointi ja seuranta.  

  1. Rekisterinpitäjä 

Tampereen Kotilinnasäätiö sr Y-tunnus 0155582-5 

  1. Rekisterin yhteystiedot 

amir.dzaferovic@kotilinna.fi 

Amir Dzaferovic, 044 757 1715 

  1. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus 

Rekisterin tietoja käsitellään sopimuksen tuottamisen perusteella vuokrasopimuksen tekemiseen vuokralaisen ja Tampereen Kotilinnasäätiön välille sekä tämän jälkeen sopimussuhteen hoitamiseen ja ylläpitämiseen. Tietoja käsitellään myös asukasdemokratian näkökulmasta asukastoiminnan organistointiin Tampereen Kotilinnasäätiön kiinteistöissä. Tekemällä vuokrasopimuksen hyväksyy rekisteröity tietojen tallentamisen. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien. 

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus 

  1. Rekisterissä olevat henkilötiedot 

Rekisterissä henkilöstä säilytettävät tiedot: henkilön itsensä syöttämät tiedot (perustiedot, hakemuksen kautta), Tampereen Kotilinnasäätiön myötä syntyvät tiedot (sopimuksen tiedot, asumisen aikaiset yhteydenotot ja niistä syntyvät huomiot, maksutiedot, asukasisännöinnin dokumentointi). 

  1. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksennimi/nimet) 

Visma Tampuuri (pääjärjestelmä, joka sisältää kaiken yllä mainitun), Basware Maksuliikenne ja pankkien järjestelmät(maksutiedot), porraskäytävien sähköiset ilmoitustaulut (nimi- ja osoitetieto). 

  1. Rekisterissä on manuaalista (paperi)aineistoa 

Kyllä
Ei  x 

  1. Tietolähteet 

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään, Tampereen Kotilinnasäätiön sisäisen prosessin tuloksena, pankkiaineistojen sekä viranomaisyhteistyön kautta. 

  1. Tietojen suojaamisen periaatteet 

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. 

  1. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus 

Tietojen säännönmukainen luovutus 

Kyllä
Ei  x 

  1. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella 

Kyllä  x 
Ei 

Rekisterin tietoja pääsevät tarkastelemaan Tampereen Kotilinnasäätiön henkilökunnan lisäksi säätiön hallitus halutessaan toiminnan ohjauksen näkökulmasta. Myös Tampereen Kotilinnasäätiön palvelutuottajat (huoltoyhtiöt ja remonttiurakoitsijat) voivat tarkastella tietoja käyttöoikeuksiensa laajuudessa toteuttaakseen palvelusopimustaan. 

  1. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle) 

Rekisterin tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle. 

  1. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit 

Rekisterin tietoja säilytetään sopimuksen ja sopimusvelvoitteidenjälkeen 5 vuotta. 

  1. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät linkki.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Tampereen Kotilinnasäätiö sr:n henkilörekistereissä 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään(=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi. 

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15) 

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Tampereen Kotilinnasäätiö sr toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella. Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Tampereen Kotilinnasäätiö sr voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Tampereen Kotilinnasäätiö sr voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Tampereen Kotilinnasäätiö sr osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden. Mikäli Tampereen Kotilinnasäätiö sr ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16) 

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan. Ellei Tampereen Kotilinnasäätiö sr hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle. 

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17) 

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Tampereen Kotilinnasäätiö sr:n rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Tampereen Kotilinnasäätiö sr:lle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Tampereen Kotilinnasäätiön sr:n arkistointi ohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18) 

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20) 

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.  

Vastustamisoikeus (artikla 21) 

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai Tampereen Kotilinnasäätiö sr:lle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa. 

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77) 

Henkilöllä on oikeus tehdä valituserityisesti vakinaisen asuin -tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja. 

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta. 

Kuinka oikeudet toteutetaan? 

Oikaisu- ja tietopyyntölomakkeet sekä niiden täyttöohjeet saat Tampereen Kotilinnasäätiö sr:n tietosuojavaltuutetulta, Amir Dzaferovic p. 044 757 1715. Tai sähköpostitse amir.dzaferovic(at)kotilinna.fi Oikaisu -ja tietopyynnöt tulee jättää henkilökohtaisesti Tampereen Kotilinnasäätiö sr:n toimistolle osoitteeseen Puutarhakatu 8 A.